作成日：2025/11/18
有期契約社員の契約更新ミスで、無期転換申し出が発生したケース
有期契約労働者の増加と企業が抱える運用リスク（典型的な現場トラブルを交えて）
現在、多くの企業で有期契約労働者（いわゆる契約社員・パート・アルバイト）の活用が進んでいます。業務量の変動や人件費コントロール、専門的な業務への対応など、企業にとって柔軟な雇用形態として重要な位置づけを担っていることは間違いありません。特に中小企業では、即戦力人材として有期雇用を活用しているケースが多く見られます。
しかし一方で、有期契約労働者の“契約管理”は想像以上に複雑で、実務上のトラブルが絶えません。契約更新のたびに適切な対応が求められ、その一つひとつの積み重ねが、後に大きな労務リスクとなって表面化することも珍しくないのです。
代表的な例が「無期転換ルール」に関するトラブルです。改正労働契約法により、有期労働契約が通算5年を超えた場合、労働者からの申し出により無期雇用へ転換することが義務づけられています。これは企業にとって大きな影響を及ぼす制度であり、更新の積み重ねや手続きのミス、説明不足が原因で「無期転換の権利」を巡る争いに発展するケースが多発しています。
実際に私が対応したある事例では、人事部が契約期間の通算管理を怠り、更新6回目の契約時に本人から「今回で無期にしてください」と申し出があり、企業側が驚いて対応に追われるという事態が発生しました。結果的に、過去の契約書や通知文をすべて確認し、法的義務を果たす形で無期転換せざるを得なくなりましたが、現場としては「そんなつもりではなかった」「想定外だった」と混乱を招きました。
このような事態が起きる背景には、契約更新を形式的に行っている、あるいは担当者が制度の内容を十分に理解していないことが挙げられます。また、現場と人事部門の連携不足や、契約書類の管理体制が属人的であることも、大きな要因となります。特に人手不足の中小企業では、更新作業が後手に回り、適切なタイミングで説明や手続きが行われていない例も多く見受けられます。
また、有期契約であることを理由に、就業規則が適用されていない、評価制度や教育研修の対象から外れている、といった“分断”も問題です。こうした状況は、本人にとって不公平感を生み、無期転換後の職場環境にも悪影響を及ぼす恐れがあります。制度への理解不足が、結果的に職場全体の信頼関係を損なうことにつながりかねないのです。
つまり、有期契約労働者の活用には、法的知識と運用体制の両面からの適切な管理が不可欠です。更新のたびに契約内容を見直し、説明責任を果たし、記録を残す。さらに、無期転換のタイミングやその後の処遇までを見据えた人事戦略が求められます。ここにこそ、社会保険労務士の専門的な支援が活きる余地があるのです。
次に具体的にどのようなミスがトラブルに発展するのか、社労士の視点で見た「ありがちな更新ミス」とその背景について解説していきます。
契約更新ミスが招く無期転換申し出とは？制度の基本と背景
社会保険労務士の視点で見る“ありがちなミス”とその原因
有期契約社員の管理において、企業がよく陥る“ありがちなミス”には一定のパターンがあります。社会保険労務士として現場を多数見てきた中で、こうしたミスは「制度への理解不足」と「運用の属人化」が主な原因であると強く感じています。以下に、特に多くの企業が直面している典型的なミスとその背景を解説します。
まず最も多いのが「無期転換ルールの認識不足」による更新対応ミスです。労働契約法第18条に基づき、同一の使用者との間で反復更新された有期契約が通算5年を超えると、労働者からの申し出によって無期契約に転換される制度が施行されています。しかし、現場レベルでは「5年超えるまでは関係ない」「更新は形式的な手続きにすぎない」といった誤った理解が根強く、結果として更新回数や契約期間の通算管理ができていない企業が少なくありません。
さらに、「自動更新扱い」の危険性も見過ごせません。多忙な現場では、契約更新のタイミングで個別に説明や書面の再交付をせず、「去年と同じ内容で継続しますね」と口頭のみで済ませてしまうケースがあります。これは一見、労使双方にとって手間が省けるように思われるかもしれませんが、実は非常にリスクの高い行為です。書面交付がなされず、更新の意思や条件が不明確なまま契約が継続したとされる場合、後に「無期契約を前提としていた」「期待権が生じていた」と主張される余地を残してしまいます。
また、「契約更新時に勤務条件が変更されたのに、書面に反映されていない」こともよくあるミスです。たとえば勤務時間の延長、勤務地の変更、業務内容の変更などが発生したにもかかわらず、契約書には以前のままの条件が記載されている。このような齟齬は、後のトラブル時に「労働条件明示義務違反」として企業側が不利になる要因となります。
ミスのもう一つの大きな要因は、「契約管理の属人化」です。有期契約の締結・更新が特定の担当者に一任され、社内に統一された管理ルールやチェック体制がないケースは非常に多く見受けられます。担当者が異動・退職した場合に、過去の更新記録や無期転換時期が把握できなくなり、ミスが表面化するというパターンも後を絶ちません。
さらには、「本人に説明していない」「重要な制度を周知していない」ことも根本的なミスです。更新時に制度の説明をせず、ただ形式的に書類へサインさせているだけでは、社員との認識にズレが生まれ、無期転換申し出や労務紛争に発展する可能性が高まります。
これらのミスは、いずれも「ちょっとした油断」や「忙しさから来る簡略化」が原因であり、意図的ではないことがほとんどです。しかし、制度に対する正しい理解と仕組みによる管理がなければ、企業側が防衛線を失い、結果として高額な損害賠償や長期的な労使不信を招く事態につながりかねません。
次に、こうしたトラブルを未然に防ぐために押さえておくべき契約管理のポイントを、社労士の実務経験をもとに整理していきます。
無期転換ルールの正しい理解と契約管理の要点
契約書・通知書・社内フローで押さえるべきポイント
有期契約社員の適正な管理において、トラブルを未然に防ぐ鍵は「契約書・通知書・社内フローの整備と運用」にあります。どれか一つでも曖昧であれば、本人との認識違いや法的リスクが発生しやすくなります。ここでは、社会保険労務士としての立場から、現場で押さえておくべき実務のポイントを3つに分けて整理します。
まず1つ目は「契約書の整備」です。有期契約である以上、雇用契約書に“契約期間”を明確に記載することが前提です。これが曖昧だったり、「更新を前提とする」などの不適切な表現があったりすると、労働者側に無期雇用を期待させる要因となり、後に無期転換の申し出や紛争の引き金になります。また、労働条件通知書との重複や矛盾がないよう、様式を一本化または連動させることも実務上有効です。加えて、契約書の交付日は「契約開始日より前」であることを徹底し、事後交付によるトラブルを回避する必要があります。
2つ目のポイントは「更新時の通知と意思確認」です。有期契約は、契約終了時に更新するか否かを明確にしなければなりません。これを怠ると、「自動的に更新された」と受け取られ、無期雇用化の主張につながるリスクがあります。したがって、更新する場合は新たな契約書に加え、「更新の有無と理由」「次回の契約期間」「今後の通算期間による無期転換の可能性」などを文書で通知することが望ましいです。特に無期転換ルールが適用される寸前の契約では、本人に対し制度内容を丁寧に説明した上で、文書でも記録を残しておくことが重要です。
実務的には、「契約更新確認票」などの社内様式を用いて、上長→人事→労務の三段階確認を行うフローを構築する企業も増えています。単なる書類作成にとどまらず、組織全体で契約更新の意味を共有することで、ヒューマンエラーを防ぐ体制が整います。
そして3つ目のポイントは「社内フローと情報共有体制の構築」です。契約更新が現場任せや担当者の属人化に陥っていると、異動・退職時に更新履歴や条件の確認ができず、ミスが起きやすくなります。これを防ぐために、人事・労務部門が一元的に契約状況を管理する台帳を整備し、更新時期が近づいた契約者を自動でリストアップする管理システムの導入も有効です。
また、無期転換に関わる制度変更やルールを全社員に周知することも忘れてはなりません。制度が“誰かだけが知っている”状態では、現場での誤認や不信感が生まれやすくなります。定期的な研修や、イントラネット等でのQ&A集の配布などにより、全社的な理解と運用の均一化を目指しましょう。
結局のところ、有期契約社員の管理は「書類」と「仕組み」で成否が決まります。正しい様式を整え、明確なルールに基づいて処理することで、労使の信頼関係を保ちつつ、無用なリスクを未然に防ぐことが可能です。次に、この制度管理を支える就業規則の見直しと、社労士による実務支援の重要性について掘り下げていきます。
トラブル回避のための就業規則と運用体制の見直し
社労士が提案する「更新ルール」と「運用の仕組み化」
契約更新のトラブルを防ぐためには、「その場しのぎの対応」から「仕組みによる運用」への転換が必要不可欠です。社会保険労務士として、数多くの現場を支援してきた中で感じるのは、契約書の整備以上に、更新ルールとそれを運用に乗せる“仕組み化”が、安定した労務管理の鍵を握っているということです。
まず、社労士として提案したいのが「明文化された更新ルールの導入」です。契約更新の可否や基準を、就業規則や雇用契約書の備考欄、または別途の更新ガイドラインとして明確に定めることで、判断に一貫性を持たせることができます。たとえば「勤務成績・出勤状況・業務量の見込みにより判断する」「原則として更新は最大〇回まで」など、ルールを明示しておけば、労使間での誤解やトラブルを未然に防ぐことが可能です。
さらに、無期転換ルールを見越した更新回数や通算期間の運用方針も、あらかじめ決めておくことが望ましいです。無期転換を想定しない場合には、4年11か月を上限とするなど、あらかじめ企業方針として整理し、本人への説明を一貫して行う必要があります。逆に無期転換を受け入れる方針であれば、転換後の処遇や労働条件も含めて社内整備が必要になります。
次に「仕組み化」の観点から、社労士として企業に推奨しているのが、更新管理のワークフローを“見える化”することです。具体的には以下のようなフローが効果的です：
1. 契約満了日の60日前に人事部が対象者一覧を作成
2. 現場責任者に勤務状況・業務量などの確認シートを配布
3. 更新の可否・期間・変更点を人事部でチェックし決裁
このように、契約更新を「感覚」ではなく「手続き」によって行うことで、ミスや属人化を防ぐことができます。加えて、更新内容が変更された場合には、必ずその理由や背景を説明し、記録を残すことが重要です。この一手間が、後のトラブル予防に極めて大きな効果を発揮します。
また、こうした仕組みが形骸化しないよう、定期的な社内教育やマニュアル整備も欠かせません。特に現場の管理者に対しては、「契約更新が会社全体のリスク管理に関わる重要な業務である」という意識を持ってもらうことが不可欠です。そのために、社労士が講師として実施する更新実務研修や、相談窓口の設置が有効です。
制度は作っただけでは機能しません。実務に即したルール設計と、それを確実に運用に乗せる仕組みづくりこそが、労務トラブルの予防と企業の信頼維持につながります。社会保険労務士はその橋渡し役として、現場と制度の“隙間”を埋める支援を提供します。次に、実際に起きた無期転換トラブルの事例と、社労士がどのように対応したかをご紹介します。
実際にあった無期転換トラブルと対応事例
社会保険労務士が関与して解決したケーススタディ
有期契約労働者の契約更新に関するトラブルは、意外にも「よくある対応ミス」が原因で発生します。ここでは、私が社会保険労務士として実際に関与したある製造業の事例をもとに、企業が直面した課題とその解決プロセスをご紹介します。
その企業では、年間20名以上の契約社員を採用・更新しており、多忙な総務担当者が更新業務を1人で兼務していました。更新は基本的に毎年3月で、現場の上長からの「今年も続けてもらいたい」という声に基づいて、過去の契約書をコピーして再発行するという“慣習”で回っていたのです。
トラブルが起きたのは、勤続5年目を迎える契約社員Aさんからの「今回の契約で無期になりますよね？」という一言がきっかけでした。企業側としては、まったく無期転換を想定しておらず、Aさんとの契約書には無期転換に関する記載もなければ、過去の更新記録も整理されていない状況でした。
混乱した人事部から私に相談が入り、すぐに契約書類一式の精査とヒアリングを実施しました。結果、Aさんは過去5年間、6回にわたり連続で有期契約を更新しており、まさに労働契約法第18条に基づく無期転換の申し出要件を満たしていたのです。
このまま放置すれば、「不適切な契約管理」や「労働条件明示義務違反」として、法的な責任を問われかねない状況でした。私は企業側に次のステップを提案しました。
1. Aさんに対して正式に無期転換を受け入れる旨の書面通知を実施
2. 無期転換後の労働条件（給与・勤務時間・職務内容など）を就業規則と照合し、明確化
3. Aさんに改めて無期雇用契約書を交付し、面談を通じて内容を丁寧に説明
4. 同様の更新者が他にもいないか、社内全契約社員の状況を洗い出し
5. 今後の更新管理のための社内フロー整備とルールの再構築
この対応により、Aさんは企業側の真摯な姿勢を理解し、無用なトラブルや不信感を抱くことなく無期転換に応じてくれました。同時に、企業側も「再発防止の仕組みを整えることの大切さ」を痛感し、以後の契約社員管理に社労士として継続的に関与する体制が築かれました。
このケースから分かるのは、問題が起きた後でも「適切な対応」をすれば信頼を取り戻せるということ、そしてそのためには“何を・どの順番で・どう説明するか”という労務の専門性が不可欠であるということです。
契約更新や無期転換制度は一見シンプルに見えても、実際の現場では「例外的なケース」や「想定外の対応」が頻出します。だからこそ、制度を正しく理解した専門家が関与し、現場目線での支援を行うことが、企業にとって最大のリスク回避策になるのです。
次に、こうした背景を踏まえて、無期転換トラブルを未然に防ぐための経営視点からのまとめを行っていきます。
まとめと結論（有期契約管理は「人事の綱渡り」ではなく「仕組み」で回す）
有期契約社員の管理は、一見シンプルな手続きの繰り返しに見えますが、実際には“人事の綱渡り”と言っても過言ではありません。契約更新のタイミングごとに法的リスクが潜み、ミスが許されない実務であるにもかかわらず、その重要性が見過ごされがちです。しかも、労務トラブルの多くは「意図的な違反」ではなく、「知らなかった」「うっかりしていた」「担当者が変わった」など、運用上のちょっとした油断から発生しています。
今回取り上げた“無期転換申し出トラブル”もその典型です。更新管理が場当たり的であったり、制度理解が現場に浸透していなかったりすれば、企業側が意図していない形での無期雇用を余儀なくされる可能性が出てきます。そしてそれは、契約社員との信頼関係の崩壊や、社内に不公平感を生じさせる要因となりかねません。
しかし、逆に言えば、こうしたリスクは「仕組み」でコントロールすることが可能です。更新ルールを明文化し、契約期間や回数を一元管理し、更新手続きにフローとチェック体制を組み込む。さらに、無期転換の判断基準や処遇をあらかじめ整理しておけば、いざというときも企業側が慌てることなく、法的・倫理的に適切な対応が取れます。
重要なのは、「属人的な対応」から「全社的な仕組み」へと転換することです。誰が担当しても同じように運用できるルールや書式、情報共有体制を整備することで、更新業務は安定し、結果的に人事部門も現場も安心して運用できるようになります。こうした仕組み化こそが、組織における“持続可能な労務管理”を実現する鍵です。
そして、その制度設計と運用体制の構築にこそ、社会保険労務士の力が活きます。社労士は、法律の専門家であると同時に、企業の現場を理解し、リスクを可視化し、制度を“動かす”支援ができる存在です。就業規則との整合性、説明義務の履行、評価制度との連動など、複合的な視点で企業の実情に合わせた制度運用を提案できるのは、現場経験に裏打ちされた社労士ならではの役割と言えるでしょう。
契約社員の更新は、単なる事務手続きではありません。それは、企業が“誰と、どのような関係性を築くか”という、経営に直結する判断の積み重ねです。だからこそ、一つひとつの更新が「適切に行われているか」「将来の無期転換を見据えているか」を常に確認しながら、仕組みによって再現性ある対応を目指すべきなのです。
これからの時代、法改正や人材流動の加速により、有期契約労働者の活用はますます重要になります。その一方で、運用ミスが命取りになる場面も増えていきます。だからこそ今、改めて契約更新の運用体制を見直し、「綱渡り」から「仕組み運用」へと脱却することが、企業の持続的成長に不可欠なのです。
最後に――「なんとなくの運用」に不安を感じたその瞬間こそ、体制を整える絶好の機会です。制度は動かしてこそ意味がある。その一歩を、社労士とともに踏み出してみませんか？
社会保険労務士に相談するメリットとサポート内容（全国対応可能）
「契約更新は毎年やってるけど、何となくやり過ごしている」「無期転換って聞いたことはあるけど、自社には関係ないと思っていた」――そんな声を、私たち社会保険労務士は現場でよく耳にします。有期契約労働者の運用において、多くの企業が抱えているのは、“気づいていないリスク”と“対応の属人化”です。こうした背景のもと、社会保険労務士に相談することには多くの実務的メリットがあります。
まず、社労士は法律と実務の“翻訳者”です。労働契約法や労基法、無期転換ルールといった複雑な制度を、企業の実態に合わせて「何をどうすればよいか」に落とし込み、制度設計と運用支援を行います。ただ制度を説明するだけでなく、現場が実行できるよう書類・フロー・周知方法まで一貫して支援できるのが、他士業にはない社労士の強みです。
・トラブル発生時の対応アドバイスと文書作成サポート
特に、中小企業では人事・総務担当者が多岐にわたる業務を兼務しており、契約管理まで手が回らないことも少なくありません。だからこそ、制度に精通し、実務に強い社労士が“外部の人事部”として伴走することは、大きな支えになります。業務効率の向上とリスク軽減を両立させるためにも、専門家の目線を導入することは有効です。
また、当事務所では全国対応を基本とし、Zoomやクラウドシステムを活用することで、遠方の企業様にも柔軟に対応しています。北海道から沖縄まで、業種や規模を問わず、契約社員を抱える企業様を多数支援してきた実績があります。オンラインでの定期打ち合わせや、法改正時の情報提供も含め、“制度が動き続けるための仕組み”をサポートします。
さらに、契約管理の整備は、単なるトラブル防止だけでなく、「安心して働ける環境づくり」や「組織としての信頼構築」にもつながります。有期契約社員から「しっかり説明を受けて納得できた」と言われることは、経営者にとっても現場にとっても、制度を通じた信頼構築の証しとなるでしょう。
これからの時代、法令遵守は最低ラインであり、制度を“使いこなす力”が企業の強みになります。その一歩を、社会保険労務士とともに踏み出してみませんか？ 一時的な支援ではなく、企業の成長に寄り添うパートナーとして、制度の構築から運用・改善まで、全国どこからでも全力でサポートいたします。
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